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如何讓執行官們相信項目管理的價值

11-15 15:24:26  瀏覽次數:734次  欄目:建筑工程管理
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  讓執行官們相信項目管理能夠帶來的附加價值是一項很困難的工作,沒有任何簡單的解決方案能夠讓你做到這一點。你所能夠做的最好的事情就是向執行官們展示根據你的組織的需要擬訂的項目管理計劃。

  下面是關于如何創建計劃的總的觀點,還有在每個價值領域的一些細節--包括相應的價值陳述,這些內容你可以選擇來滿足你的需要。

  從這里開始逐步進入細節

  向你的執行官們兜售你的項目管理應該從尋找組織中目前項目中存在的問題開始。一旦你找到了問題所在,你就可以開始考慮項目管理的各種方法,看看它們能夠如何在這些方面進行改進。你不能通過采用一成不變的方法來推銷項目管理。進行項目管理因文化不同而不同,而且在很大程度上,大部分這樣類型的行動都不得不依賴軟環境。確保你已經涵蓋了項目管理在節省費用,時間和提高質量方面帶來的各種直接的好處。把這些好處和企業贏得它整體商業目標的能力,迎接明天的商業挑戰,并推動企業發展等方面因素結合起來。

  為了幫助你開始制定這個計劃,下面是項目管理的一些具體的價值領域,而每個價值領域都是你想要納入在你的項目管理流程之中的。

  廣泛的觀點

  閱讀一下我的上一個專欄,在那篇文章中我提供了如何讓執行官們相信項目管理在一個組織中的價值的一個廣泛的觀點。我還檢查了項目管理價值背后的一般邏輯。

  更好的項目評估、計劃和定義

  有多少次你聽說或者參加過項目失敗得非常慘?或者也許你參與過的項目沒有獲得應有的成功。你是否曾經花時間來反思一下是什么原因使這些項目失敗了?如果你曾經這樣做了,你可能會意識到好的計劃的必要性。

  項目管理首先專注于計劃工作。一個重要的原則是讓項目小組和客戶對于項目完成后能夠達到的目標,費用,誰來負責哪一部分,工作如何來完成都有相同的理解。這包括:

  理解項目目標,實施性,范圍,風險,費用,方法等等問題,并達到一致。

  判斷原來的商業案例是否仍然有效。例如,一個需要10,000個工作時的項目在開始可能開起來非常不錯。但是如果計劃過程發現實際上它需要的是20,000工作時,該項目可能就不值得進行了。

  確保在你需要的時候能夠獲得有關的資源。

  提供一個高層次的基線,可以據此比較和測量進展程度。

  在管理項目過程初期就和你的客戶一起協同工作。

  價值陳述:采用相同的定義和計劃會建立起相同的期望,并能夠確保只有正確的工作才被進行。這也可能導致沒有商業可行性的項目被取消。

  重復使用流程和模板

  我認為人們直觀地相信重復使用現有的東西會比重新創造一套類似的東西要快捷,而且便宜。如果你的組織建立一套項目管理流程和模板能夠不斷地被不同的項目重復利用,這就意味著每次使用它們都能夠節省大量的時間,否則,每次都要浪費大量的時間來重復創建差不多的東西。

  價值陳述:比起每次都要重新創建它們的做法來說,采用通用項目管理流程和模板能夠節省相關時間和經費。

  前瞻性的項目管理流程

  那些抱怨項目管理只是“高高在上”,不解決實際問題的人忘記了這一點。你的項目可能會面臨問題和風險。解決這些問題和風險的關鍵是你是否能夠提前解決或者指出它們。例如,你是愿意被迫處理因為缺少項目信息而導致的誤會呢,還是愿意簡單些,在開始就提前進行溝通?

  項目的特征不會改變,無論你是否使用一個正式的項目管理流程。不同的只是在項目進行的過程中各種問題是如何被處理的。處理的方式是隨隨便便的,被動的還是有準備地進行處理,讓整個項目進程非常順利?

  價值陳述:有準備、一致的方法將最終幫助項目進行得更加快速,便宜,并且質量更高。

  更有效的溝通

  有效的項目溝通是成功管理客戶以及股票持有人期望的關鍵因素。如果在項目進行中和這些人沒有良好的溝通,就很有可能會因為期望值的不同而產生不必要的問題和困難。事實上,在很多情況下會引起沖突,并不是因為真的有多大的問題,而只是因為客戶或者經理覺得非常吃驚而已。

  價值陳述:提前進行的溝通能夠幫助你更好地管理各方面的期望,避免出現誤會和沖突,并為決策提供更多更全面的信息。

  第一次就高質量地完成工作

  質量管理是采用一些方法來確保你的工作在第一遍完成的時候就達到了很高的質量水平。通過采用一些簡單的質量管理方法,你能夠獲得更高的質量,并能夠避免事后因為返工或修改而花費的時間和費用。很多項目小組認為他們自己非常了不起,直到項目完成后,面對項目中的種種問題才有所改變。然后他們會發現他們要返工的工作量非常大,而時間卻突然變得非常緊。

  價值陳述:質量管理幫助你第一次就把事情做好,通過及早發現問題,節省費用和時間。

  其他的價值點

  項目管理還在其他一些方面提供價值,包括更有效地管理范圍,定義并收集方法,前瞻性地管理工作計劃等等。但是,上面的內容給你了一個如何進行價值論證的框架。把所有的這些包含到你的客戶定制項目管理計劃中去,然后你就更容易讓你的執行官們認同項目管理的價值。

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